tebuireng.online— Untuk meningkatkan kualitas administrator, Pesantren Tebuireng menggandeng Lembaga Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI) mengadakan kegiatan “Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan” di ruang pertemuan gedung KH. Yusuf Hasyim lantai 2 Pesantren Tebuireng pada Kamis (02/03/17) pukul 09.00 WIB.
Kegiatan ini dihadiri oleh sekitar 19 orang yang berasal dari unit-unit di bawah naungan Pesantren Tebuireng, di antaranya perwakilan MTs Salafiyah Syafiiyah, MA Salafiyah Syafiiyah, SMP A. Wahid Hasyim, SMA A. Wahid Hasyim, Madrasah Muallimin, SMA Trensain, SMK Khoiriyah Hasyim, SDIT, Perpustakaan Tebuireng, Unit Penerbitan Pesantren Tebuireng (UPPT), dan Sekretariat Pesantren Tebuireng.
Bimbingan dan konsultasi kearsipan ini dibuka oleh Ir. H. Abdul Ghofar selaku Sekretaris Utama Pesantren Tebuireng. Dalam sambutannya, beliau mengungkapkan bahwa, forum diskusi ini didesain melingkar, karena bertujuan menciptakan suasana semakin dekat dan komunikatif.”
Gus Ghofar, panggilan akrab beliau, juga mengatakan bahwa kegiatan “Bimbingan dan Konsultasi Kearsipan” ini merupakan bentuk kesadaran Pesantren Tebuireng terhadap pentingnya pengelolaan administrasi dan pengarsipan, khususnya dalam pengelolaan unit-unit di bawah naungan Pesantren Tebuireng itu sendiri.
Narasumber dalam diskusi bimbingan ini adalah Ibu Sulistyowati. Beliau menjabat di ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sejak tahun 1993 sebagai CPNS ANRI hingga kini 2017 sebagai Kasubdit Pusat III ANRI.
Pada awal mulanya, materi yang disampaikan mengenai “Kearsipan dan Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis”. Sejak awal sudah muncul berbagai respon dari peserta mengenai mekanisme administrasi dan kearsipan di unit masing-masing, di antaranya mengenai mekanisme pengarsipan surat menyurat, pembuatan data base surat, tanda tangan scan, sampai pada aturan-aturan yang berkaitan dengan kearsipan.
Berbekal UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan UU No 08 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, Ibu Sulistyowati membawa peserta untuk memahami sistematika pengarsipan mulai dari penciptaan arsip, pemeliharaan arsip dinamis (pemberkasan arsip aktif dan penataan arsip inaktif), hingga jadwal retensi arsip (pemusnahan arsip), dan ditutup dengan praktik pemberkasan arsip aktif dan penataan arsip inaktif.
Ibu Sulistyowati juga mengutip pengertian arsip mengutip UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam UU tersebut dijelaskan, “Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Bimbingan kearsipan dirasakan oleh peserta sebagai sesuatu yang baru dan penting. Kesadaran akan pentingnya mengelola arsip dengan benar dan baik semakin tumbuh dalam diri para santri yang bergelut dalam dunia keadministrasian ini. Dalam mengelola sebuah lembaga, perusahaan, maupun ormas, tata laksana administrasi dan arsip memegang posisi yang sangat penting.
Sedangkan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menjelaskan bahwa dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.
Pewarta: Adam Fadhli Hidayat
Editor: Abror
Publisher: M. Abror Rosyidin
